échange et questionsComme la plupart des entreprises en France, du jour au lendemain, nous nous sommes retrouvés à travailler à distance. Nous avons décidé de partager notre retour d’expériences autour de quatre questions principales.

1- Comment organiser le travail, dans quelles conditions allions nous travailler ?

Salariée : Je me suis d’abord interrogée sur l’organisation à mettre en place. J’ai convenu de mes horaires de travail avec mon manager, en les adaptant un peu à celles de mon conjoint. J’avais déjà expérimenté le télétravail avant le confinement et ma principale difficulté était d’éloigner les sources de distraction pour me concentrer. J’ai donc organisé mon bureau dans le salon pour être au calme et confortablement installée. Faire une liste des tâches à accomplir, et les associer à des blocs temps et des deadlines, m’a permis d’être plus efficace.

Manager : Nous avons dû tout d’abord organiser le temps de travail. A quelle heure allions-nous commencer le matin ? Quelle serait les fréquences des points ? Quelles étaient les contraintes des salariés ? Puis nous nous sommes posés des questions pratiques pour communiquer et partager des dossiers. Nous avons choisi d’utiliser une plateforme collaborative pour rassembler nos documents par thématique, et pouvoir passer des appels vidéo facilement.

Ensemble : Nous fixons un rendez-vous tous les matins pour convenir d’objectifs et des points dans la journée pour s’assurer de l’avancement des activités et répondre aux questions. Le principe est d’organiser le travail avec des « livrables » dans un délai imparti. Il s’avère ainsi d’autant plus important de travailler avec des blocs temps, sans oublier le « fameux » bloc temps « imprévus ».

2- Devons-nous redéfinir les missions ?

Salariée : Dans notre cas, le télétravail ne permet pas d’effectuer toutes nos missions habituelles. Certaines tâches ont dû être aménagées, d’autres sont reportées. Par ailleurs, cela m’a aussi permis de structurer certaines activités que je ne fais pas habituellement, par manque de temps, comme retravailler le site internet en profondeur, faire du rangement dans les dossiers…

Manager : Toutes les missions sont-elles réalisables en télétravail ? Devons-nous adapter les tâches des collaborateurs ?

Ensemble : Nous avons fait un point sur ce qu’il est possible de faire ou non. Nous avons dû parfois être créatif pour trouver de nouveaux moyens de continuer notre activité.

3- Comment communiquer en cette période difficile ?

question télétravail manager collaborateurSalariée : Je me suis interrogée sur le maintien de mon salaire. Beaucoup de mes amis sont au chômage technique et je ne savais pas comment mon employeur allait gérer mon cas. Je voulais aussi me sentir soutenue, dans ce contexte particulier ; m’assurer que mon manager serait à l’écoute si je rencontrais des difficultés personnelles ou professionnelles.

Manager : L’éloignement imposé par le télétravail, les incertitudes liées à la crise, nécessitent une communication régulière y compris sur d’éventuelles difficultés financières. Le manager doit s’adapter à la personnalité de chacun, pour communiquer de façon franche, sans inquiéter, et s’adapter au mieux à la situation.

 

Ensemble : Nous avons pris le temps d’échanger sur le contexte économique, sur les différentes options et dispositifs RH disponibles. Transparence et aménagements concertés sont des facteurs de succès.

4- Comment humaniser la relation à distance ? Est-ce si important ?

Salariée : Au début du confinement, j’étais assez perplexe et en attente de directives. J’ai eu quelques baisses de motivation, mais grâce au dialogue avec mon manager et aux objectifs que nous nous fixons quotidiennement, j’arrive à me remettre à travailler.
Je pense que je travaille un peu moins en termes d’horaires, mais je suis plus efficace (optimisation du travail). De ce fait, je me fixe des horaires un peu plus souples, l’important étant d’atteindre mon objectif dans les délais. Cela me permet de mieux concilier ma vie personnelle et professionnelle, en mangeant avec mon conjoint le midi par exemple.
Je suis heureuse de garder le lien avec mes collègues de travail, de pouvoir échanger sur nos difficultés et trouver ensemble des solutions.

Manager : Il est important de faire « la météo des humeurs » avec ses collaborateurs, d’être dans la bienveillance.
Est-ce que tu es bien installé(e), quelles sont tes contraintes familiales, il y a-t-il des horaires plus adaptées pour concilier ta vie familiale et professionnelle ?
Il faut prendre le temps de s’intéresser à ses collaborateurs, savoir si lui et ses proches vont bien, pour réhumaniser le lien, comprendre les difficultés et continuer à avancer. Le manager doit là encore s’adapter aux différents types de personnalité pour comprendre le fonctionnement de chacun en cette période.

5- Bilan sur les deux premières semaines de télétravail

Salariée : C’est une expérience intéressante, qui pourra servir à démocratiser le télétravail par la suite. Je pense qu’il est toutefois nécessaire de garder un lien quotidien avec mon entreprise et mon manager, pour rester motivée et performante (appel, visio-conférence…).

Manager : Nous ne mettrons pas en place un système de télétravail à 100% mais des choses et des pistes sont toutefois intéressantes à exploiter pour la suite.

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